家賃の帳簿のつけ方｜個人の大家が確定申告までにそろえておく記録と減価償却の計算

アパートや区分マンション、戸建てを個人で貸していると、毎年2月から3月の確定申告の時期に、1年分の家賃と経費をまとめる作業が回ってきます。通帳と領収書を1年ぶん見返して集計するのは、思っている以上に時間がかかるものです。

この記事では、個人の大家さんが日ごろ帳簿に何を記録しておけば申告が楽になるのかを、順番に整理します。

不動産所得の帳簿に記録すること

不動産所得は、家賃などの収入から必要経費を差し引いて計算します。帳簿の項目を、確定申告で使う「収支内訳書（不動産所得用）」の区分に合わせておくと、年末の集計がそのまま申告書の数字になります。

収入として記録するもの

• 賃貸料（家賃、共益費、駐車場代など）
• 礼金・権利金・更新料
• その他（敷金のうち返さない部分など）

家賃は「何月分が、いつ入金されたか」を部屋ごとに分けて記録します。収入に計上する時期は、原則として契約で決めた支払日が基準になります。月末に翌月分を受け取る契約などで年をまたぐ場合は、国税庁のタックスアンサー「不動産収入の計上時期」で確認しておくと安心です。

経費として記録するもの

科目	主な中身
租税公課	固定資産税、都市計画税、印紙税など
損害保険料	火災保険、地震保険（その年の分）
修繕費	原状回復や小さな補修の費用
減価償却費	建物や設備の取得費を耐用年数で割り振った額
借入金利子	物件を買うための借入れの利息
その他の経費	管理会社への委託料、共用部の水道光熱費、入居者募集の広告料など

なお、修理や改装でも、建物の価値を高めたり使える期間を延ばしたりする部分は、修繕費ではなく「資本的支出」として減価償却する場合があります。

住宅ローンやアパートローンの返済のうち、経費になるのは利息の部分だけです。元金の返済は経費になりません。返済額をそのまま経費に入れてしまう間違いは多いので、金融機関の返済予定表で利息を分けて記録しておきます。

白色申告と青色申告で違うこと

白色申告なら「収支内訳書」、青色申告なら「青色申告決算書」を提出します。青色申告にすると青色申告特別控除などを受けられますが、原則として青色申告を始める年の3月15日までに、税務署へ「青色申告承認申請書」を出しておく必要があります。1月16日以後に新しく貸付を始めた場合は、始めた日から2か月以内です。

不動産所得で最大65万円（または55万円）の控除を受けられるのは、貸付が「事業的規模」の場合に限られます。国税庁は事業的規模の目安として、アパートなどは貸付できる独立した室数がおおむね10室以上、独立した家屋はおおむね5棟以上を示しています（いわゆる5棟10室基準）。事業的規模に満たない場合の控除は10万円です。65万円の控除には、複式簿記での記帳に加えて、e-Taxでの申告か電子帳簿保存の要件もあります。

なお、白色申告でも帳簿をつけて保存する義務があります。「白色だから記録はいらない」ということはありません。白色申告の場合、収入と経費を記録した帳簿は7年間、領収書などの書類は5年間の保存が基本です。

家賃の入金は毎月の照合で見落としをなくす

家賃の管理でいちばん避けたいのは、未入金に気づくのが遅れることです。毎月決まった日に、通帳の入金と部屋ごとの家賃を突き合わせ、入っていない部屋に印をつけておきます。

遅れに早く気づけば、入居者に確認の連絡を入れるのも早くなります。数か月分がたまってからでは、話し合いで解決するのが難しくなりがちです。家賃を改定した部屋や、一部だけ入金された月も、そのつど記録しておくと後から迷いません。

管理会社に任せている場合は、毎月届く送金明細を保存しておけば、家賃収入と管理委託料の記録になります。

建物の減価償却費の計算

建物の購入代金は、買った年に一度に経費にするのではなく、法定耐用年数にわたって少しずつ経費にします。これが減価償却です。土地は減価償却しません。売買契約書で土地と建物の価格が分かれていないときは、固定資産税評価額の比率などで建物の部分を分けて考えます。

2007年4月1日以降に取得した建物は定額法で計算します。年の途中から使い始めた場合、1年目は賃貸などの業務に使い始めた月から月割りします。住宅用の建物の主な法定耐用年数は次のとおりです。

構造	法定耐用年数
木造・合成樹脂造	22年
木骨モルタル造	20年
鉄骨鉄筋コンクリート造・鉄筋コンクリート造	47年
金属造（骨格材の肉厚4mm超）	34年
金属造（3mm超4mm以下）	27年
金属造（3mm以下）	19年

中古の建物は「簡便法」で耐用年数を出す

中古の建物を買った場合、残りの使用可能期間を合理的に見積もるのが難しいときは、次の「簡便法」で耐用年数を計算できます。1年未満の端数は切り捨て、計算結果が2年未満になるときは2年とします。なお、買ったあとの改修費（資本的支出）が建物の取得価額の50％を超える場合など、簡便法を使えないケースもあります。

• 法定耐用年数の一部が過ぎている場合：（法定耐用年数 − 経過年数）＋ 経過年数 × 20％
• 法定耐用年数をすべて過ぎている場合：法定耐用年数 × 20％

たとえば築30年の木造戸建てを買った場合、木造の22年をすべて過ぎているので、22年 × 20％ ＝ 4.4年となり、端数を切り捨てて4年です。耐用年数4年の定額法の償却率は0.250なので、建物部分が600万円なら1年分の減価償却費は150万円になります。10月から賃貸に使い始めた場合、その年は10月から12月の3か月分で、37万5千円です。

築年数の古い建物ほど耐用年数が短くなり、1年あたりの減価償却費は大きくなります。そのぶん数年で償却が終わるので、その後の年は経費が減って所得が増える点も、あらかじめ知っておきたいところです。

Excel、紙、アプリのどれでつけるか

部屋数が少なければ、Excelや紙の家賃帳でも十分に管理できます。大切なのは、毎月同じ手順で続けられることです。一方で、部屋が増えてくると、未入金の確認や減価償却の月割り、科目ごとの集計に手間がかかってきます。スマホで入金を記録できる台帳アプリを使えば、通帳を見ながらその場で記録を済ませられます。

当社のアプリ「大家の家賃台帳」

不動産会社として、個人の大家さんの帳簿づけを少しでも楽にしたいと考えて当社で開発したのが、iPhone・iPad用のアプリ「大家の家賃台帳」です。

• その月に契約中の部屋が並び、入金があった部屋をタップするだけで記録できます。入金が確認できていない部屋は「未入金」として表示されます
• 建物の取得年月・取得価額・構造を登録すると、定額法で減価償却費を月割りで計算します。中古の建物の簡便法や、2007年3月以前に取得した建物の旧定額法にも対応しています
• 経費は収支内訳書の科目で入力でき、年間の集計は収支内訳書や青色申告決算書の並びでそろいます
• ログインは不要で、記録は端末とご自身のiCloudにだけ保存されます。広告はありません

無料版は物件1件・部屋3室まで使えます。1回の支払いで物件と部屋が無制限になり、確定申告用のPDFやCSVの書き出しも使えるようになります。月額料金はありません。

App Storeで「大家の家賃台帳」を見る

アプリは帳簿づけの補助です。減価償却費や借入金の利息は一般的な計算方法による概算で、税務上の正確さを保証するものではありません。申告にあたっては、税理士や税務署の案内に従ってください。

まとめ

家賃は部屋ごと・月ごとに入金を記録し、経費は収支内訳書の科目で分け、建物は耐用年数で減価償却する。この3つを日ごろからそろえておけば、確定申告の作業はぐっと短くなります。不動産の確定申告全体の流れは不動産投資の確定申告ガイドでも解説しています。