軽貨物ドライバーの帳簿のつけ方｜毎日つける売上と経費、確定申告で使う科目と車の減価償却

配達が終わって家に帰ると、もう帳簿をつける気力が残っていない。年が明けてから、1年分のレシートと明細を見ながら数字を拾い直している。毎日の配達で忙しいと、売上や経費の記録はつい後回しになりがちです。

毎日の記録を短い時間で済ませる仕組みを作れば、確定申告の前の作業を大きく減らせます。この記事では、業務委託で働くドライバーの帳簿のつけ方を、経費の分け方と車の減価償却を中心に説明します。

業務委託のドライバーは、帳簿と確定申告が必要

この記事は、運送会社などから仕事を受け、個人で配達の事業をしている方を対象にしています（契約の名前が業務委託でも、働き方の実態によって扱いが違う場合があります）。原則として、1年分の売上から経費を引いた所得を計算し、自分で確定申告をします。所得の額などによっては申告が要らない場合もありますが、その場合も帳簿をつけて保存する必要があります。

白色申告の場合、売上と経費を書く帳簿（法定帳簿）は7年間、そのほかの帳簿や領収書・請求書などは原則5年間保存します。ただし、消費税の仕入税額控除に必要な請求書や、インボイス発行事業者として交付したインボイスの写しなどは7年間の保存が必要です。メールやサイトで受け取った明細や領収書は、原則として電子データのまま保存してください。青色申告の場合は、帳簿や書類の種類ごとの保存期間を確かめてください。

毎日記録する3つのこと

記録するもの	中身
売上（報酬）	日付、取引先、報酬額。手数料などが差し引かれている場合は、売上と経費を分けて書く。配達の個数や件数も残すと、単価が分かる
経費	ガソリン代、高速代、駐車場代などの日付、支払先、内容、金額、科目。レシートや明細も保存する
走行距離と稼働時間	家事按分の割合や、売上から経費を引いて稼働時間で割った時給の目安を出すのに使う

売上は、原則として入金した日ではなく、報酬を受け取る権利が確定した時点で計上します。月末締め・翌月払いの報酬は、年をまたぐときに注意してください。明細の金額と入金額を照らし合わせておくと、記録の間違いに気づきやすくなります。

経費は科目ごとに分ける

確定申告の書類（収支内訳書や青色申告決算書）には、経費を科目ごとに書く欄があります。ふだんから科目に分けて記録しておくと、年末の集計が楽になります。なお、取得価額が10万円未満の備品は、事業に使い始めた年の経費にします。10万円未満かどうかは、家事按分する前の取得価額で判断します（消費税を含めるかどうかは経理の方式によります）。

主な経費	科目の例
ガソリン代・高速代・駐車場代	旅費交通費（「車両費」などの科目を自分で設けてもよい）
スマホの料金	通信費
任意保険・自賠責保険	損害保険料
ふだんのオイル交換・タイヤ交換・点検整備	修繕費（タイヤなどは消耗品費とする場合もある。性能を高める改良などは、資本的支出として減価償却する場合がある）
自動車税・重量税	租税公課
取得価額が10万円未満の備品（台車・スマホホルダーなど）	消耗品費
車（10万円以上のもの）	減価償却費（次の章を参照）

科目の分け方は、毎年同じルールで続けることが大切です。迷ったときは、税務署や税理士に確認してください。

車とスマホは、仕事に使った割合だけ経費にする

車やスマホを仕事と私用の両方で使っている場合は、仕事に使った割合だけを経費にします（家事按分）。割合は、車なら仕事と私用の走行距離、スマホなら仕事での使用時間や通話の記録など、それぞれの使い方に合った基準で決めます。たとえば、1か月の走行距離が2,000kmのうち仕事で1,600kmなら、車の仕事の割合は80％です。割合の根拠になる記録も残しておきましょう。

車の減価償却

取得価額が10万円以上の車は、少額の資産の制度を使う場合を除き、事業に使い始めた年から、耐用年数に応じて数年に分けて経費にします（減価償却）。償却の方法を届け出ていない個人事業主は、原則として定額法で計算します。年の途中から事業に使い始めた場合は、その年に使った月数で月割りし、私用にも使う場合は、さらに仕事で使った割合をかけます。

新車の軽自動車の耐用年数は、税務上の用途の区分によって違います。国税庁の耐用年数表では、一般用の小型車（総排気量0.66リットル以下）は4年、運送事業用の小型車は3年です。ただし、黒ナンバーだからという理由だけで3年とは判断できません。軽貨物の運送の仕事で使う車がどちらに当たるかは、税務署または税理士に確かめてください。

• 中古で買って事業に使う車は、使える期間を見積もるのが難しい場合、簡便法で耐用年数を計算できます。法定耐用年数を過ぎている車は法定耐用年数の20％、過ぎていない車は「法定耐用年数から経過年数を引いた年数＋経過年数の20％」で計算し、1年未満は切り捨て、2年に満たないときは2年とします。ただし、事業に使うために行った改良のうち、車の価値を高めたり使える期間を延ばしたりする費用（資本的支出）が、その中古車の取得価額の50％を超える場合は、簡便法を使えません。以前から私用で使っていた車を仕事用にする場合も、計算の仕方が違うので確かめてください
• 仕事と私用の両方で使う車は、減価償却費にも仕事の割合をかけて経費にします
• 取得価額が10万円以上20万円未満の資産は、取得価額を3年間に分けて経費にする方法（一括償却資産）も選べます
• 要件を満たす青色申告の方は、少額減価償却資産を事業に使い始めた年にまとめて経費にできる特例があります。対象になる取得価額は、2026年3月31日までに取得したものは10万円以上30万円未満、2026年4月1日から2029年3月31日までに取得したものは10万円以上40万円未満で、1年間の合計300万円までです。要件や申告の手続きは、国税庁の「減価償却のあらまし」で確かめてください

使える方法は、取得した時期や金額によって変わります。税務署や税理士の案内で確かめてください。

帳簿は、仕事が終わったその日につける

あとでまとめて記録しようとすると、明細を探したり、取引の内容を思い出したりする手間が増えます。その日の売上と経費を、仕事が終わったその場で記録する。レシートは、その日のうちに封筒やファイルにまとめる。この2つを習慣にするだけで、年明けの作業を大きく減らせます。

当社のアプリ「ドライバーの売上台帳」

当社が開発したiPhone用のアプリ「ドライバーの売上台帳」は、軽貨物・フードデリバリー・タクシーで働く方の、売上と経費の記録と集計を助けるアプリです。仕事のあとに話すだけで、その日の記録がつけられます。青色申告で必要になる記帳や決算書の作成は、申告の方法に合わせて別に準備してください。

• 「売上2万3千円、120個。ガソリン3千円、高速1200円」のように話すと、売上・個数・経費などをまとめて読み取ります。保存する前に、読み取った内容を確かめられます。文字や手入力でも記録できます
• 今月の売上から記録した経費を引いた金額、経費を引いた時給の目安、1個・1件あたりの単価が分かります
• 取引先を登録すると、取引先ごとに分けて記録できます
• 記録はすべて端末の中だけに保存し、アカウント登録は不要です。広告も表示しません

毎日の記録と今月の集計は無料で使えます。アプリの中の「確定申告パック」（1,800円・買い切り）を購入すると、1年分の経費を収支内訳書と同じ科目の並びで集計する機能、家事按分や車の減価償却の計算、CSVの書き出しが使えるようになります。月額料金はありません。ただし、アプリは黒ナンバーの軽貨物車の耐用年数を3年として計算します。この記事で説明したとおり、税務上の耐用年数は黒ナンバーというだけでは判断できないため、申告に使う前に税務署または税理士に確かめてください。

App Storeで「ドライバーの売上台帳」を見る

このアプリは、毎日の記録と確定申告に向けた集計を助けるものです。申告書の作成・提出は別に行ってください。集計や減価償却の計算は記録にもとづく目安なので、入力した内容を確かめ、税務署または税理士の案内に従って申告してください。

まとめ

軽貨物ドライバーの帳簿は、売上・経費・走行距離を毎日記録し、経費を科目ごとに分けるのが基本です。車やスマホを私用にも使う場合は、仕事で使った部分だけを経費にします。車は原則として減価償却で分けて経費にしますが、取得価額や申告の方法によっては、少額の資産の制度を使える場合もあります。職人さん向けの帳簿のつけ方は一人親方の帳簿のつけ方で解説しています。